17 sep Hoe krijg je je opdracht (weer) duidelijk?

Toen je deze opdracht kreeg leek het duidelijk. Nu je met de uitwerking bezig bent, is dat niet meer het geval. Hoe krijg je de vraag weer helder?

De opdracht leek duidelijk. Al had de projectleider weinig tijd om de situatie toe te lichten. Nu je achter je bureau zit is het niet meer zo helder. Je bent al drie keer aan een nieuwe versie begonnen. Ondertussen word je afgeleid door je mail en telefoon. Je voegt een paar aannames toe om een lijn in je stappenplan te krijgen. Dat lukt ook niet. Dit kost veel tijd. Je gaat je irriteren. Waarom heb je niet beter geluisterd? Je hebt het gevoel dat je tekort schiet. Je baalt. Ok, je gaat het nog een keer proberen. Zucht…

Herken je dit? Accepteer je ook wel eens een ‘halve’ vraag? Omdat je te snel bent of de opdrachtgever weinig tijd had om het doel en de context uit te leggen. Misschien zei je in je enthousiasme meteen ja, zonder goed te luisteren. Of je denkt dat doorvragen op dat moment ongepast is. Met als gevolg dat je met een kluitje het riet in wordt gestuurd. Daar sta je dan. Hoe pak je dit op een goede manier aan?

Hoe krijg je je opdracht weer duidelijk?

Je mist informatie. Die kun je alleen krijgen door in gesprek te gaan met je projectleider of opdrachtgever. Om er voor te zorgen dat je deze keer wel de juiste informatie krijgt kun je het volgende doen.

• Bereid het gesprek voor. Creëer overzicht op basis van de informatie die je nu hebt. Denk aan inhoudelijke vragen en procesvragen. Hoe uitgebreid moet je opzet zijn? Wanneer is de deadline? Zijn er partijen of mensen waar je mee samen moet werken?
• Maak een reële inschatting van de tijd die je nodig hebt voor het gesprek. Regel die tijd. Maak de urgentie duidelijk. Het kan helpen als je een deel van je vragen of voorbereiding al deelt met je opdrachtgever. Je hebt een duidelijke opdracht nodig om een goed resultaat te kunnen leveren.
• Stel je vragen. Vraag naar het doel van je opdracht. Wat moet het opleveren? Wat wil die ander ermee bereiken? Wat wordt het vervolg? Luister en vraag door. Hoe meer informatie, hoe beter je mee kunt denken en hoe meer invloed je uit kunt oefenen.
• Vat samen wat de ander zegt. Daarmee kan je checken of je de ander en zijn opdracht begrijpt. Het stelt je ook in de gelegenheid om te bedenken of je niets vergeet. Of je spreek af dat je na het overleg een email stuurt waarin je de opdracht samenvat. Als de ander akkoord gaat, heb je een helder uitgangspunt. Neem de regie om de juiste informatie te krijgen.
• Maak samen de tussenstand op. Geef vooraf aan dat je hiertoe het initiatief gaat nemen. Door aan een opdracht te werken kom je tot nieuwe inzichten en ideeën. Het kan zijn dat dit van invloed is op de opdracht. Stem dit tijdig af zodat je niet voor niets aan het werk bent.

Blijf communiceren over het verloop van de opdracht.Het gesprek nog een keer aan moeten gaan voelt misschien als falen. Je vindt dat je de eerste keer al duidelijkheid had moeten creëren. Bedenk dat het niet altijd aan jou ligt. Het kan ook aan de opdrachtgever liggen. Die heeft de opdracht ook (nog) niet altijd duidelijk voor ogen of verwoordt het wat vaag. Het kan ook aan de omstandigheden liggen. Denk aan drukte op het werk, een rumoerige omgeving, tijdsdruk of onrust. Sta hier niet te lang bij stil. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je de opdracht uit kunt voeren. Op een manier waarmee jij en je opdrachtgever tevreden zijn.

Wat zeg of doe jij als een opdracht onduidelijk is? Heb jij een gouden tip?